Systematyczne prowadzenie ksiąg rachunkowych jest jednym z podstawowych obowiązków firm, jednak nie na tym kończą ich prawne zobowiązania. W związku z księgami rachunkowymi należy pamiętać przede wszystkim o zamknięciu roku obrotowego, a w rezultacie o szeregu różnych czynności i terminów, których przedsiębiorcy powinni dopełnić.
Jakie to czynności? Czego wymaga się do tego, by zamknąć rok obrotowy? Jakie są terminy poszczególnych działań? Przygotowaliśmy zestawienie najważniejszych informacji w pigułce.
Jak prowadzić księgi rachunkowe
Zanim przejdziemy do informacji ściśle związanych z samym zamknięciem roku obrotowego, warto wspomnieć o wymogach prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zamknięcie roku obrotowego bowiem często kojarzy się głównie ze sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego, jednak należy pamiętać, że istotną rolę odgrywa tu przede wszystkim zamknięcie ksiąg rachunkowych.
Księgi rachunkowe powinny spełniać następujące kryteria: rzetelności, bezbłędności, sprawdzalności oraz bieżącej aktualizacji.
Księgi prowadzone w sposób rzetelny, to takie, w których wprowadzone zapisy są zgodne ze stanem faktycznym. Bezbłędność świadczy o prawidłowo wypełnionej dokumentacji, z kolei sprawdzalność jest równoznaczna z możliwością weryfikacji poprawności wprowadzonych zapisów.
To, co równie istotne, i co wiąże się z kwestią, która została nadmieniona powyżej – księgi rachunkowe powinny być prowadzone na bieżąco. Oznacza to terminowe sporządzanie sprawozdań finansowych, statystycznych, zestawienia obrotów i sald, naliczania zobowiązań podatkowych oraz codziennej rejestracji obrotów.
Czynności przed zamknięciem ksiąg rachunkowych
Co szczególnie istotne, to fakt, iż zamknięcie ksiąg rachunkowych wiąże się z utratą możliwości wprowadzania w nich jakichkolwiek zmian. Stąd też samo zamknięcie roku obrotowego dzieli się na dwa etapy: wstępny oraz ostateczny. Jednak jeszcze przed nimi należy dokonać szeregu innych istotnych działań.
Do typowych czynności, jakie wykonuje się przed zamknięciem ksiąg rachunkowych należą:
- przeprowadzenie inwentaryzacji aktywów oraz porównanie jej wyników z danymi z ksiąg rachunkowych (w tym miejscu należy m. in. wyjaśnić ewentualne różnice między stanem ujawnionym w wyniku inwentaryzacji, a stanem widniejącym w księgach rachunkowych, ustalić, czy nie pojawiła się utrata aktywów trwałych lub zapasów, czy wskazać należności wątpliwe, nieściągalne, przedawnione i zagrożone),
- wycena bilansowa aktywów i pasywów (w tym również naliczenie ewentualnych odpisów aktualizujących czy różnego rodzaju odsetek związanych z ich stanem),
- naliczenie rezerw na przyszłe zobowiązania i rozliczeń międzyokresowych,
- sprawdzenie kompletności zapisów związanych z zamykanym rokiem obrotowym,
- sporządzenie zestawienia sald kont księgi głównej, nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym.
W tym miejscu warto również wyjaśnić, co kryje się za pojęciem dnia bilansowego. Terminu tego używa się w odniesieniu do dnia, w którym kończy rok obrotowy. Najczęściej oznacza on datę 31 grudnia, kiedy rok obrotowy dla danej firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Zgodnie z ustawą o rachunkowości dzień bilansowy jest dniem, kiedy należy wstępnie zamknąć księgi rachunkowe. Następnie w terminie do 3 miesięcy od dnia bilansowego konieczne jest sporządzenie sprawozdania finansowego, a następnie przedstawienie go odpowiednim organom.
Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych wiąże się również z możliwością otwarcia ksiąg na kolejny rok obrotowy. Taką czynność dokonuje się w terminie do 15 dni od tego zdarzenia.
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno odbyć się w terminie do 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Wtedy, po 15 dniach po zatwierdzeniu sprawozdania, ostatecznie zostają zamknięte księgi rachunkowe.
Jak już wspomnieliśmy wcześniej, ostatecznie zamknięcie wiąże się z brakiem możliwości wprowadzania jakichkolwiek zmian, zarówno w sprawozdaniu finansowym, jak i księgach rachunkowych. Jeżeli więc okaże się, że w dokumentacji wystąpiły istotne błędy, wszelkich korekt dokonuje się w księgach rachunkowych na kolejny rok obrotowy.